I- FUNCIONES DE SECRETARÍA
1.- NOTIFICACIONES Y CUSTODIA. Envío de Convocatorias y Actas, y de las Cuentas Anuales a fecha del cierre del ejercicio y custodia de la documentación de la Comunidad de acuerdo con la Ley de Protección de Datos. La comunidad sólo pagará gastos de correspondencia por concepto de cartas y sobres, o por burofaxes y telegramas.
2.- JUNTAS. Celebración de Juntas Ordinarias y Extraordinarias, incluidos los sábados, domingos y festivos, todo el año. Asistencia personalizada y asesoramiento en las Juntas de Propietarios. Redacción y envío de Actas. La oficina cuenta con una capacidad para 60 personas para la celebración de Juntas, y con sistemas de grabación y de emisión por internet con contraseña de las mismas.
3.- TRADUCCIÓN. Traducción de Actas, convocatorias y notificaciones al idioma inglés, francés, alemán y sueco.
4.- IDIOMAS. El personal Administrativo habla sueco, inglés y francés.
5- COMUNICACIÓN. Atención a los propietarios en persona, por teléfono, por email o cualquier otro medio telemático, sin coste. Comunicación oficial con las Instituciones Públicas y Privadas, tanto por escrito como en persona. Alertas SMS. Grupos de redes sociales o de Whatsapp.
6.- ATENCIÓN AL PÚBLICO. Nuestras oficinas están abiertas para la atención al cliente todo el año, de Lunes a Viernes; por la mañana de 09.30 a 14.00 horas atendemos al público en general. Asimismo, la comunicación por teléfono, por escrito, por correo electrónico y por videollamada.
7.- BUZÓN ELECTRÓNICO. Adaptación a las últimas modificaciones legislativas de modo que éstas se incorporan las comunicaciones digitales por correo electrónico, sustitutivas voluntariamente por las ordinarias. Uso habitual de herramientas de última generación (geolocalización, digitalización de documentos, fotografías, listas de distribución de correo, foros, Skype, Gmail…)
II- FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN:
1.- COBRO. Gestión de cobro por ingreso y por domiciliación bancaria, incluida reclamación judicial o arbitral a morosos, de las cuotas comunitarias. La Comunidad no tendrá que pagar en ningún caso en concepto de honorarios de Abogado, en caso de reclamación judicial de cuotas impagadas. Pese a ello, la Comunidad puede recurrir al sistema arbitral o de recobro de morosos en caso de aprobarse en Junta.
2.- CONTABILIDAD. Contabilidad y liquidación de cuentas según los criterios del vigente Plan General Contable. Asunción de las funciones del Secretario, Tesorero, Contador y Administrador, según las funciones del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Confección del presupuesto ordinario y su distribución en cuotas. Pago de las facturas, previa verificación, de los trabajos comunitarios. Rendición de cuentas y elaboración del Presupuesto anual. Modelo 347.
3.- ASESORAMIENTO LEGAL. Asesoramiento en todo lo relacionado con la Ley de Propiedad Horizontal y legislación urbanística, municipal y administrativa. Redacción de Estatutos, Normas de Régimen Interno y cualquier documentación jurídica de la Comunidad. Defensa judicial de la Comunidad ante los Tribunales para el cobro de morosidad.
4.- EJECUCIÓN DE ACUERDOS Y CONTRATACIÓN. Gestión y resolución de los acuerdos que le sean encomendados por la Junta. Contratación con gremios y Compañías de Seguros. Obtención de presupuestos para la ejecución de obras y reparaciones, así como la verificación de la legalidad vigente de las empresas que efectúen las ofertas.
5.- SUPERVISIÓN. Inspección permanente de la Comunidad con la elaboración de partes de supervisión de la comunidad, y control indirecto de trabajos de mantenimiento, limpieza, ascensores y obras. Estos partes se subirán a la sección de la Comunidad en la Oficina Virtual. Gestión y seguimiento de cuantas incidencias y averías se produzcan en los elementos comunes. Gestión a través de la Compañía de Seguros de los siniestros de origen comunitario. Personación in situ en los finales de obras extraordinarias, con la elaboración de informes gráficos.
6.- PÁGINA WEB. Cada Comunidad de Propietarios tendrá una sección virtual donde se irán depositando los documentos y notificaciones que se vayan generando y donde se podrán realizar algunas gestiones a modo de oficina virtual de la Administración Pública. Como servicio separado, se ofrece por parte de la Administración un la posibilidad de creación y mantenimiento de una página exclusiva para la Comunidad, totalmente completa, controlada y actualizada por la oficina de la Administración.
La Comunidad de Propietarios estaría contratando a DOS Administradores de Fincas Colegiados, uno de ellos Letrado de los Tribunales Colegiado.
El primero de ellos Licenciado Economista y el segundo Licenciado Abogado – Economista. Ambos profesionales están colegiados y por tanto su gestión queda amparada y supervisada por sus respectivos Colegios Profesionales, así como por sus respectivos Seguros de Responsabilidad Civil, en caso de actuación negligente. En concreto, los Administradores de Fincas colegiados están adheridos a la Póliza de Seguro de Garantía Financiera nº 4027315 y a la póliza de Responsabilidad Civil 47266 con la Compañía Territorial de Administradores de Fincas de Alicante y su provincia. Las condiciones del servicio se pueden consultar en la oficina.